Tips Membuat Formulir untuk Perkantoran

Tujuan dibuatnya formulir adalah sbb:

1. Efisiensi kerja dan waktu.
2. Untuk mendapatkan informasi yang lengkap dengan 1 lembar kertas.
3. Mempermudah dalam pengelolaan data, termasuk prosedur kerja dan sistem kerja
4. Formulir juga sebagai alat pemberi instruksi atau job ticket.
5. Alat perencana karena, di dalamnya terdapat data kualitatif dan kuantitatif.
6. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.
7. Sebagai alat sumber informasi.

Apa saja isi dari formulir itu?

1. Gunakan kertas yang standar ketebalan dan ukuran sehingga maksimal, gunakan ketebalan dan ukuran sesuai dengan kebutuhan, contohnya formulir untuk slip perbankan akan berbeda dengan ukuran formulir data karyawan.
2. Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan.
3. Gunakan huruf cetak.
4. Pilih warna kertas yang terang, Putih, Merah muda, Hijau muda, Biru muda, Kuning Muda dll.
5. Apabila formulir akan dimasukkan ke dalam komputer atau mesin data processing maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan adanya jarak yang cukup antar kolom sehingga memudahkan proses berikutnya.
6. Hendaknya dibuat nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukkan tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapa formulir itu dibuat.
7. Formulir rangkap sebaiknya mempertimbangkan kejelasan dalam lembar yang terakhir, sehingga formluir ini akan berguna dan tahan lama.

Beberapa pedoman yang biasa digunakan dalam pembuatan formulir.

1. Setiap formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas. Jika dengan sehelai kertas biasa dapat dikumpulkan dan disampakan keterangan-keterangan yang sama mudahnya, formulir tidak perlu diciptakan.
2. Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan standarisasi, terutama mengenai ukuran, jenis kertas, warnanya dan tipe hurufnya.
3. Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana. Bagian yang tercetak yang diterapkan hendaknya memakai kata-kata yang jelas dan tegas. Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan.
4. Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir hendaknya diatur susunannya secara logis atau praktis sehingga memudahkan pengisian formulir itu. Jika perlu hendaknya dicantumkan petunjuk-petunjuk cara pengisian pada bagian awal formulir.
5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan-keterangan hendaknya diberi ruang kososng yang cukup sehingga tulisan dapat jelas.
6. Jika mungkin keterangan-keterangan yang perlu dituliskan oleh pengisi formulis sudah dicantumkan dengan diberi kotak-kotak sehingga tinggal diberi tanda tetentu pada kotak dari keterangan yang dimaksud atau dicoret-coret bagian-bagian yang tidak diperlukan.
7. Setiap formulir hendaknya mempunyai judul nama dan jika macamnya sudah banyak hendaknya diberi noomr kode.
8. Apabila sesuatu macam formulir harus disimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bagian tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitnya.
9. Formulir yang akan dipakai keluar kantor hendaknya memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedangkan formulir untuk keperluan ke dalam tidak perlu dibubuhi nama itu. (sumber; anugerahindo)