FULL WARNA – Kamu belum lama bekerja di perusahaan dagang atau jasa?. Kegiatan transaksi dengan pelanggan bakal kamu temui setiap harinya di perusahaan jenis ini. Sebagai karyawan baru, kamu tentu belum punya banyak gambaran tentang keperluan bertransaksi, salah satunya bukti transaksi perusahaan. Apalagi, kalau kamu menempati posisi sebagai administrator, customer service, sales, atau posisi lain yang sejenis, dokumen-dokumen ini penting buat kamu pelajari.

Bab dokumen dan barang-barang administrasi lainnya seperti bukti transaksi perusahaan, emang cukup kompleks dan butuh ketelitian yang tinggi dalam mengorganisirnya. Eits sabar dulu, untuk bisa menguasainya, butuh beberpa tahapan yang akan menuntunmu pelan-pelan. Sebagai langkah awal, kenali dulu contoh bukti transaksi perusahaan dagang dan bukti transaksi perusahaan jasa berikut ini!

1. Kwitansi

Lembaran kwitansi digunakan saat kamu melakukan transaksi penerimaan uang. Dalam kwitansi tertulis tanggal transaksi, nama pelanggan, jumlah uang yang dibayarkan, tujuan pembayaran,  nama dan tanda tangan penerima. Pada umumnya, kuitansi terdiri dari dua bagian, yang pertama diserahkan kepada pelanggan yang membayar, kemudian yang satunya lagi disimpan oleh penerima untuk dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang dalam laporang keuangan perusahaan.

2. Nota kontan

Nota kontan merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Bagian lembar asli diserahkan kepada pelanggan, sedangkan lembar copy-nya disimpan oleh penerima untuk dicatat di laporan bukti pembayaran tunai. Ada pun beberapa bagian dari nota kontan yang harus kamu perhatikan, di sana tertera nama perusahaan yang mengeluarkan nota, nomor nota, tanggal transaksi, jenis barang, jumlah barang, harga satuan, dan jumlah harga. Di sni, nota kontan menampilkan lebih detail tentang transaksinya daripada kwitansi.

3. Faktur (Invoice)

Fektur adalah bukti pembayaran yang ditampilkan secara tertulis, memuat jenis barang yang dijual, seperti jumlah dan harganya. Sama seperti bukti pembayaran lain, faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Pada umumnya, faktur berfungsi sebagai alat pertimbangan untuk meneliti barang-barang yang dibelinya. Saat terjadi retur penjualan dan retur pembelian, faktur sangat dibutuhkan lho. Jadi jangan sampai hilang. Secara umum, faktur memuat informasi nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pemesanan, syarat pembayaran, dan keterangan barang yang dibeli.

4. Nota kredit

Nota kredit bisa disebut juga nota pengembalian. Bukti pembayaran ini menjadi alat persetujuan antara penjual atas permohonan pengurangan harga dari pembeli, karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau nggak sesuai dengan keinginan pembeli.

5. Nota debet

Nota debet merupakan dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada penjual, atau bukti pengiriman barang pengganti dari barang yang sudah rusak kepada pembeli. Informasi lain yaitu, nota debet berisi pemberitahuan atau perhitungan dari perusahaan kepada pembeli, bahwa akunnya telah didebet.

6. Cek

Dokumen transaksi ini dibuat oleh seseorang yang punya rekening di bank. Cek berisi sebuah perintah kepada bank, untuk mengeluarkan sejumlah uang yang akan diberikan kepada orang yang tertulis dalam cek tersebut.  Cek terdiri dari dua bagian yakni, pada bagian kiri berfungsi sebagai arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut. Pada bagian kanan, diberikan kepada pihak yang menerima cek tersebut.

7. Rekening koran

Rekening koran adalah bukti untuk mutasi yang dikeluarkan oleh bank untuk para nasabahnya.

8. Bukti memorandum

Bukti memorandum dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang didelegasikan untuk membuatnya. Biasanya bukti transaksi ini berisi informasi kejadian dalam internal perusahaan. Misalnya, untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayarkan.

Demikian beberapa bukti transaksi yang paling umum digunakan dalam perusahaan. Buat kamu yang memang diberi tugas untuk menyediakan berbagai bukti transaksi ini, informasi diatas bisa kamu bawa sebagai list saat kamu mencetak bukti-bukti transaksi tersebut, supaya nggak lupa. Semoga dengan informasi ini pekerjaanmu jadi lebih terbantu.

Sumber foto: www.fullwarna.com